Praxisorganisation optimieren: 5 Tipps für mehr Effizienz im Sprechstundenalltag

Der Alltag in einer Arztpraxis ist bestimmt von dutzenden kleinen Aufgaben, die in Summe viel Zeit kosten. Gleichzeitig können bereits geringfügige Veränderungen in den Arbeitsabläufen eine große Wirkung erzielen. Von A (wie „Abläufe standardisieren“) bis Z (wie „Zeitfresser eliminieren“) – wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt nützliche Tipps zur Optimierung Ihrer Praxisorganisation.

Den Sprechstundenalltag effizienter zu gestalten ist keine Aufgabe, die von heute auf morgen erledigt ist. Sie erfordert eine gründliche Vorarbeit und muss schrittweise erfolgen. Hier die wichtigsten Etappen einer effizienteren Praxisorganisation im Überblick:

• Prozessanalyse: Dient dazu, den IST-Zustand zu ermitteln und kritisch zu hinterfragen.
• Strategieentwicklung: Die SMART-Formel hilft dabei, klare Ziele zu definieren.
• Maßnahmen implementieren: Schulungen und die schrittweise Einführung von Veränderungen in den Alltag ermöglichen es, alle Mitarbeiter:innen in dem Prozess mitzunehmen. 
• Regelmäßiges Überprüfen der Vorkehrungen: stellt sicher, dass Sie die angestrebten Ziele auch tatsächlich erreichen.

Jeder einzelne Schritt ist entscheidend und muss mit der notwendigen Sorgfalt erledigt werden. Doch es lohnt sich. In Summe erreichen Sie ein Praxismanagement, von dem nicht nur Sie als Praxisinhaber profitieren. Auch Ihre Mitarbeiter:innen und Patient:innen werden die positiven Auswirkungen spüren.

Die Vorteile eines optimierten Praxismanagements 

• mehr Zeit für die Patient:innen
• zufriedenere Patient:innen
• weniger Stress für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen

Um die Effizienz in der Arztpraxis zu steigern, sollten verschiedene Schlüsselbereiche der Arztpraxis im Fokus stehen. Insbesondere bei der Terminvereinbarung führen schon kleine Veränderungen zu einer spürbaren Entlastung bei Ihrem Team. Weniger Telefonklingeln und damit verbundenen Unterbrechungen erreichen Sie beispielsweise durch die Einführung eines externen Telefonserviceanbieters oder eines Online-Terminbuchungsservice für Ihre Patient:innen. 

Vorab festgelegte Behandlungszeiten, das Bündeln ähnlicher Termine sowie eine feste Regel, wann welche Termine vergeben werden, reduzieren die Wartezeiten Ihrer Patient:innen.

Unnötige Laufwege im Labor und nach der Untersuchung sind Zeitfresser und müssen identifiziert und eliminiert werden. Bei schreibaufwendigen Dokumentationen und Verordnungen haben sich Spracherkennungstools und vorgefertigte Textbausteine bewährt.

5 Soforttipps für Zeiteinsparung in Ihrem Praxisalltag:

Zu Beginn haben wir Ihnen 5 sofort umsetzbare Tipps bereitgestellt, die Ihren Sprechstundenalltag effizienter gestalten, einen reibungslosen Ablauf sicherstellen und so sowohl die Zufriedenheit Ihrer Patient:innen als auch Ihres Teams erhöhen.

• Entscheidungsfragen statt offener Fragen: Wer am Telefon bei der Terminvergabe Entscheidungsfragen („Ich kann Termin A oder B anbieten, welcher ist Ihnen lieber?“) statt offener Fragen („Wann haben Sie Zeit?“) stellt, spart bei jedem Anruf wertvolle Sekunden. In Summe über den Tag verteilt bedeutet das eine erhebliche Zeitersparnis, die das Personal entlastet und die Effizienz im Praxisalltag verbessert.
• Aufgabenpakete schnüren: Überlegen Sie sich, welche Aufgaben Sie sammeln und mit einmaliger Vorbereitungszeit in einem Rutsch erledigen können. Beispielsweise die Bearbeitung von Post und Emails, die Archivierung, das Scannen von Befunden. Das führt zu weniger Wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben und erhöht so die Konzentration und Produktivität. Zudem arbeiten Ihre Mitarbeiter:innen durch die Bündelung von ähnlichen Aufgaben effizienter und entwickeln neue Routinen, die die Geschwindigkeit und Qualität der Ausführung verbessern.
• Laufwege analysieren und verbessern: Patient:innenakten oder die Gerätschaften für die Untersuchung, die nicht bereitliegen, schaffen unnötige Laufwege und kosten Zeit. Eliminieren Sie solche Zeitfresser.

Zusatztipp für die Praxis: Vermeiden auch Sie als behandelnder Arzt unnötige Laufwege nach jedem Behandlungstermin zwischen Sprechstundenzimmer und Tresen. Sammeln Sie stattdessen zum Beispiel die Patient:innenakten, Befunde u.ä. an einem speziell angebrachten Dokumentenhalter auf halbem Weg.

• Aufgaben priorisieren: Aufgaben entsprechend ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren und organisieren hilft Zeit zu sparen und verbessert das Praxismanagement. Als Hilfsmittel eignet sich zum Beispiel die Eisenhower-Matrix, die zu erledigende Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit eingruppiert.
• Vorgefertigte Dokumentationen und Rezepte: Nichts kostet mehr Zeit als das Schreiben von Dokumentationen und aufwändigen Verordnungen wie Rehasport oder Hilfsmitteln. Deshalb: Arbeiten Sie vor und generieren Sie Textbausteine, die Sie bei Bedarf mit einem Kurzbefehl aufrufen und einfügen. Das reduziert den Schreibaufwand im Arbeitsalltag und mögliche Rechtschreibfehler. 

Allgemeines Vorgehen für effizientere Praxisorganisation

Für noch mehr Effizienz in der Praxisorganisation, ist ein strukturiertes Vorgehen unabdingbar. Im Folgenden stellen wir Ihnen vor, welche Schritte dazu nötig sind. Von der Prozessanalyse über die Strategieentwicklung bis zum Implementieren und Überprüfen der Maßnahmen: jeder Stepp ist entscheidend und sollte mit der notwendigen Sorgfalt durchgeführt werden, um künftig noch mehr Zeit im Praxisalltag einzusparen. 

1. Prozessananalyse

Starten Sie mit dem IST-Zustand. Anonyme Patient:innenbefragungen und das Feedback Ihrer Mitarbeiter:innen helfen, Schwachstellen aufzudecken.

Anschließend ist kritische Selbstreflexion der IST-Situation nötig. Überlegen Sie sich, wo Verbesserungsmöglichkeiten gegeben sind und was bereits gut läuft.

Mögliche Fragen sind: 

Als besonders hilfreich bei der Selbstanalyse des Praxismanagements haben sich Coaching-Agenturen oder kassenärztliche Vereinigungen erwiesen. So bietet beispielsweise die Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg (KVBW) Praxiscoaching und eine Vielzahl von Seminaren zur Praxisorganisation an.

2. Strategieentwicklung und Maßnahmengenerierung

Nachdem Sie alle Schwachstellen in Ihrer Praxisorganisation ausfindig gemacht haben, ist es an der Zeit, Verbesserungsmaßnahmen zu festzulegen. Definieren Sie klare Ziele. Nutzen Sie dafür die SMART-Formel.

Nach der SMART-Formel sollten Ziele

• Specific (spezifisch)
• Measurable (messbar)
• Achievable (erreichbar)
• Relevant (relevant)
• Time-bound (zeitgebunden)

 sein.

 Ein Beispiel in der Praxis: 

Überlegen Sie, welche Teilschritte für die Zielerreichung notwendig sind. Legen Sie außerdem klare Verantwortlichkeiten für die Umsetzung der Maßnahmen fest. Ziehen Sie aktiv Ihre Mitarbeiter:innen in den Veränderungsprozess ein. Indem Sie deren Feedback und Ideen berücksichtigen, fördern Sie die Veränderungsbereitschaft und das Engagement.

Holen Sie Ihre Angestellten ab. Einige könnten aus verschiedenen Gründen Angst vor den Veränderungen haben („Wie wirkt sich die Veränderung auf meine Rolle in der Praxis aus?“, „Noch eine neue Aufgabe, wie soll ich das nur schaffen?“, „Ich bin doch schon so alt. Ob ich das noch lernen kann?“). 

Versuchen Sie, auf die Ängste einzugehen und mögliche Blockaden zu relativieren. Stellen Sie die neuen Maßnahmen in motivierender Sprache vor und weisen Sie darauf hin, dass schlussendlich alle Teammitglieder davon profitieren werden.

3. Implementierung der Maßnahmen

Nun geht es ans Eingemachte. Wichtig ist, dass Sie Veränderungen in der Praxisorganisation schrittweise einführen, damit Sie Ihre Mitarbeiter:innen nicht überfordern und währenddessen Anpassungen möglich sind. 

Schulungen und Weiterbildungen (beispielsweise bei neuen digitalen Hilfsmitteln) stellen sicher, dass alle medizinischen Fachangestellten die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse über die neuen Abläufe in der Arztpraxis haben. 

Achten Sie in der Übergangszeit außerdem auf ausreichend Ressourcen (Zeit, Personal, finanzielle Mittel), um die Maßnahmen erfolgreich umzusetzen.

4. Kontinuierliche Überprüfung

Überprüfen und bewerten Sie ein bis zweimal pro Jahr die implementierten Maßnahmen. So stellen Sie sicher, dass Sie die angestrebten Ziele auch tatsächlich erreichen. Im Rahmen von Teamgesprächen besteht die Möglichkeit zum Austausch, was gut funktioniert und was weniger.

Regelmäßige Patient:innenfeedbacks liefern wertvolle Einblicke in die Erwartungen und Bedürfnisse Ihrer Patient:innen gegenüber Ihrer Praxis. Zudem erfüllen Sie durch die Durchführung einer Patient:innenbefragung .

Eine kostenlose Vorlage für einen Fragebogen finden Sie auf der Seite der KVBW. 

5 Tipps für mehr Effizienz in der Arztpraxis

Im Folgenden finden Sie 5 praxisnahe Stellschrauben, die Ihre Praxisorganisation effizienter gestalten, einen reibungslosen Ablauf ermöglichen und so die Patient:innenversorgung wesentlich verbessern.

1. Terminvergabe optimieren

Falsch koordinierte Termine, eingeschobene Notfälle oder verlängerte Behandlungszeiten führen oft zu langen Wartezeiten. Die Folge: Stress für das Praxisteam und unzufriedene Patient:innen. 

Durch die Einführung einer digitalen Terminvereinbarung entlasten Sie nicht nur Ihr Team und arbeiten effizienter, sondern vermeiden gleichzeitig Doppelbuchungen und behalten leichter den Überblick. 

Tipp: Sofortentlastung bei der Terminvereinbarung erfahren Ihre Angestellten durch externe Serviceanbieter wie medisek. Geschulte Mitarbeiter:innen übernehmen die telefonische Terminvergabe, Rezeptbestellungen und beantworten allgemeine Gesundheitsfragen. 

Nach jedem Telefongespräch erhalten Sie automatisch eine Gesprächsnotiz per Email, App oder SMS. So reduzieren Sie die tägliche Arbeitsbelastung Ihres Teams erheblich und Ihre Angestellten können sich auf wichtigere Aufgaben wie die Patient:innenversorgung konzentrieren.

Der zusätzliche Chatbot-Service ermöglicht es Ihren Patient:innen 24 Stunden pro Tag, Anfragen zu stellen und Termine zu buchen. Die verbesserte Erreichbarkeit der Praxis wirkt sich wiederum positiv auf die Zufriedenheit Ihrer Patient:innen aus.

Um Wartezeiten zu verkürzen, analysieren Sie zunächst den Betrieb in Ihrer Arztpraxis. In vielen Praxissoftware-Programmen ist dafür ein statistisches Analysemodul enthalten. Ermitteln Sie, an welchen Wochentagen und zu welchen Uhrzeiten besonders viel Betrieb in der Praxis ist. Halten Sie stichpunktartig verschiedene Behandlungsschwerpunkte fest, um mögliche Fehlkalkulation aufzudecken.

Fragen Sie sich: 

• Welche Termine dauern häufig länger, als im Terminkalender vereinbart? Warum?
• Wie lange warten Patient:innen mit und ohne Termin?
• Wieviel Zeit benötigen verschieden Patient:innengruppen z.B. Neupatient:innen, multimorbide Patient:innen, kurze Vorsorgetermine etc.

Legen Sie anschließend für verschiedene Behandlungsgruppen realistische Terminzeiten fest. Bestimmen Sie außerdem eine feste Regel, wann welche Termine vergeben werden. 

Für behandlungsintensive multimorbide Patient:innen bieten sich beispielsweise die Randzeiten der Sprechstunde an. Bündeln Sie ähnliche Termine und sparen so wertvolle Zeit bei der Vorbereitung (z.B. „Verbandswechselsprechstunde“). 

Tägliche Blocker (10 bis 20 % der Arbeitszeit) für Notfälle und Routineaufgaben wie Abrechnung, Dokumentation, Qualitätsmanagement entzerren den Praxisalltag, verbessern die Effizienz sowie die Arbeitszufriedenheit des gesamten Teams. 

Sollten Sie bei der Analyse feststellen, dass Sie zu bestimmten Zeiten gehäuft Patient:innen ohne Termin haben, lohnt es sich, eine Akutsprechstunde einzuführen. Zum Beispiel Montagvormittag und Freitagmittag. Diese Zeiten dienen ausschließlich der Akutversorgung. Langfristige Termine sind hier nicht vorgesehen. 

Orientieren Sie sich auch bei der Personalplanung an den Stoßzeiten Ihrer Arztpraxis. So vermeiden Sie Engpässe während der Stoßzeiten und stellen sicher, dass immer genügend Personal zur Verfügung steht. 

Tipp: Verknüpfen Sie den Urlaubsplankalender mit dem Praxiskalender. Die Arbeitslast kann so besser geplant und verteilt werden, wodurch wiederum die Arbeitsqualität und Zufriedenheit im Team steigt.

Übertragen Sie einer MFA (inklusive Vertretung) das Zepter für die Terminvergabe. So haben Sie eine zentrale Ansprechpartnerin, die den Überblick behält und eine reibungslose Koordination gewährleistet.

2. Effizientere Praxisorganisation dank standardisierter Arbeitsabläufe

Standardisierte Abläufe stellen ein zentrales Element des Qualitätsmanagements dar. Sie stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen Ihre Aufgaben immer auf die gleiche Weise durchführen und so gleichbleibende Ergebnissen erzielen. Gleichzeitig ist das Qualitätsmanagement eng mit einer guten Praxisorganisation gekoppelt, weil es Arbeitsabläufe einer Arztpraxis direkt beeinflusst. 

Optimierte Prozesse und standardisierte Arbeitsabläufe führen zu 

• weniger Fehlern
• weniger Missverständnissen
• einer schnelleren und effizienteren Bearbeitung von Aufgaben.

Das steigert nicht nur die Zufriedenheit Ihrer Patient:innen, sondern auch die Motivation und das Engagement Ihrer Mitarbeiter:innen.

Wichtige Fragen bei der Erstellung der standardisierten Prozessbeschreibungen sind:

• Was ist zu erledigen?
• Wer soll die Aufgabe übernehmen?
• Welche Schritte sind dafür notwendig? 

3. Zeitfresser identifizieren und eliminieren 

Arbeitszeit und Arbeitskraft sind die wertvollsten Ressourcen im Praxisalltag. Gleichzeitig stellen Unterbrechungen und das Springen von Aufgabe zu Aufgaben die größten Zeitfresser dar. Überlegen Sie sich deshalb, an welchen Stellen Zeit eingespart werden kann und wie Sie stattdessen vorgehen. Einige typische zeitfressende Vorgänge in der Arztpraxis und wie Sie diese verbessern, haben wir Ihnen oben vorgestellt.

Auch Missverständnisse zwischen Ärzt:innen, Patient:innen und medizinischen Fachangestellten (MFA) führen oft zu Verzögerungen und zusätzlichem Aufwand. Ein entscheidender Faktor ist dabei die Kommunikation:

Zum Artikel “Praxiskommunikation: So gelingt die erfolgreiche Kommunikation zwischen Praxis und Patient:in”

4. Digitale Werkzeuge optimieren die Praxisorganisation

Die einen verfluchen Sie, für die anderen ist sie ein Segen. Fakt ist: Digitalisierung kann – richtig genutzt – viel Zeit sparen.

Lassen Sie zum Beispiel digitale Hilfsmittel aufwendige Schreibarbeit übernehmen und diktieren Sie stattdessen, was Sie schreiben möchten. Ein geeignetes Spracherkennungstool ist Office Automation. Die Software ist auf Ärzte, Anwälte spezialisiert und kennt auch spezielles Fachvokabular.

Prüfen Sie auch den Funktionsumfang Ihrer Praxissoftware. Oftmals kann die Software Sie im Praxisalltag noch an vielen bisher ungenutzten Stellen unterstützen. Bündeln Sie beispielweise in Ihrer integrierten Praxissoftware alle wichtigen Informationen aus verschiedenen Systemen z.B. der elektronischen Patient:innenakte (EPA), Abrechnung, Terminmanagement. Das bedeutet weniger Papierkram und spart wertvolle Arbeitszeit ein. 

Analysieren Sie auch den Zeitaufwand aus Sicht Ihrer Patient:innen. Wieviel Zeit muss ein:e Patient:in für einen fünfminütigen Arztkontakt warten? Wer neben der Wartezeit in der Praxis noch zusätzlich Zeit für die An- und Abfahrt und zur Parkplatzsuche benötigt, kommt da schnell auf mehrere Stunden. 

Erwägen Sie in diesem Fall die Einführung einer Videosprechstunde. Die Einrichtung bedeutet im ersten Moment natürlich einen Zeitaufwand. Wenn aber erst einmal die Technik steht, die Datenschutzerklärungen geregelt und die ersten Videocalls durchgeführt sind, werden Sie den Unterschied spüren: weniger Trubel in Ihrer Praxis, Entlastung für Sie und Ihr Team und zufriedenere Patient:innen.

Nutzen Sie aktiv Ihre Website. Sie ist nicht nur Aushängeschild Ihrer Arztpraxis, sondern dient auch einer optimierten Praxisorganisation. So sind beispielsweise Anfragen zu Terminen, Überweisungen oder Rezepten über die Website direkt in die Arztpraxis möglich. Besonderen Komfort bietet hier medisek: So übernimmt der Chatbot von medisek automatisiert und ohne viel Zutun diese Vorgänge für Ihr Team. 

Stellen Sie Ihren Patient:innen auf Ihrer Website auch den Anamnese- oder Aufklärungsbogen in PDF-Form bereit. Ihre Patient:innen können die Dokumente bequem von zuhause aus ausfüllen, ausdrucken und beim Besuch in die Praxis mitbringen oder als interaktives Formular direkt in die Praxis senden.

Alternativ: Setzen Sie ein Tablet für die digitale Patient:innenaufklärung ein. Das ausgefüllte Formular ist direkt mit der Praxissoftware verbunden und spart Berge von Papier. In größeren MVZ entfällt zudem die Mehrfachausfüllung für verschiedene Fachrichtungen. 

5. Delegieren von Aufgaben 

Man muss nicht alles selbst machen. Die Devise heißt: delegieren, was geht. Wer die tägliche Arbeitsbelastung herunterfährt, reduziert Stress und Überlastung und steigert gleichzeitig die Effizienz und Qualität der Versorgung der Patient:innen. 

Übergeben Sie Buchhaltung, IT und Steuerangelegenheiten in die Hand von externen Experten. Schöpfen Sie im Sprechstundenalltag besser die individuellen Potenziale Ihrer Mitarbeiter:innern entsprechend Ihrer Fähigkeiten und Ressourcen aus. 

So sind zur Versorgungsassistenz in der Hausarztpraxis (VERAH) weitergebildete MFA in der Lage, Hausbesuche und das Wundmanagement übernehmen. Speziell ausgebildete Praxismanager:innen hingegen übernehmen die komplette Organisation und Verwaltung der Arztpraxis und sorgen dafür, dass in der Praxis alles reibungslos läuft.

Zusammenfassung und Fazit: Effizienz ist ein Gewinn für alle

Die Optimierung der Praxisorganisation ist ein kontinuierlicher Prozess, der von allen Beteiligten getragen werden muss. Zunächst gilt es die Schwachstellen im Praxismanagement zum Beispiel durch Patient:innenbefragungen, Mitarbeiter:innenfeedback und externe Beratung aufzudecken

Im nächsten Schritt definieren Sie SMARTe Ziele und erstellen einen Maßnahmenkatalog inklusive mit Verantwortlichkeiten. 

In regelmäßigen Abständen bewerten Sie zusammen mit Ihrem Team die implementieren Maßnahmen und passen diese gegebenenfalls an. 

Eine optimierte Praxisorganisation schafft mehr Zeit im hektischen Sprechstundenalltag, spart Kosten und erhöht die Zufriedenheit Ihrer Patient:innen und Angestellten.

Durch die Umsetzung der beispielhaft vorgestellten Maßnahmen verbessern Sie die Effizienz Ihrer Arztpraxis deutlich. Neben einer optimierten Terminvergabe und standardisierten Prozessen sollten Sie zudem Zeitfresser im Sprechstundenalltag ausfindig machen und eliminieren. Noch mehr Effizienz im Praxismanagement erreichen Sie, indem Sie digitale Werkzeuge einsetzen und Aufgaben delegieren