Motivation und Zufriedenheit für das Personal: 5 Tipps für die (Arzt-)Praxis

Motivierte Mitarbeiter:innen haben mehr Freude bei der Arbeit, arbeiten effizienter, tragen zu einer positiven Arbeitsatmosphäre bei und sind weniger wechselwillig. Wie Sie die Motivation und damit auch die Zufriedenheit Ihrer medizinischen Fachangestellten steigern können, haben wir Ihnen in 5 praxisnahen Tipps zusammengefasst.

Der einst so beliebte Beruf als medizinische:r Fachangestellte:r (MFA) büßt an Attraktivität ein. Der Grund: Hohe Arbeitsbelastung, Zeitdruck, zunehmende Bürokratie und wenig Zeit für die Patient:innen. Dieser Umstand spiegelt sich auch in den Ergebnissen der aktuellen Umfrage der Felix-Burda-Stiftung wider: 2023 rutschte der beliebte Berufszweig der medizinischen Fachangestellten erstmals hinter die Ausbildung zur Bürokaufkraft auf Platz zwei ab. Als Hauptgründe für die Unzufriedenheit werden Stress und Multitasking genannt.

Dabei sind gut eingearbeitete MFA für den reibungslosen Ablauf im Alltag einer Arztpraxis unersetzlich. Mit gezielten Maßnahmen steigern Sie nicht nur die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen, sondern binden Sie auch langfristig an Ihre Arztpraxis.

In Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie mit 5 einfachen Tipps die Motivation und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen stärken können.

Das Wichtigste in Kürze:

• Zufriedene MFA sind loyale MFA 

Glückliche Mitarbeiter:innen sind weniger wechselwillig, was die Teamstabilität und die Effizienz der Arztpraxis steigert.

• Mitarbeiter:innenbedürfnisse als Schlüssel für eine gute Teamentwicklung

Mittels Personalumfragen lassen sich (verborgene) Bedürfnisse der Angestellten in der Arztpraxis aufdecken und gezielt ein Arbeitsumfeld schaffen, indem sich Mitarbeiter:innen wertgeschätzt und motiviert fühlen. 

• Maßnahmen ergreifen: mit dem richtigen Werkzeug zum Erfolg

Multitasking und Stress gelten als Hauptursachen für Unzufriedenheit in Arztpraxen. Organisierte Arbeitsabläufe helfen dabei, das Stresslevel zu reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit in der Arztpraxis steigern. 

1) Motivation als Basis für zufriedene Mitarbeiter:innen

Gerade an hektischen Tagen ist es entscheidend, dass Mitarbeiter:innen motiviert bleiben und so ein positives Arbeitsklima fördern.

Eine motivierte MFA

• hat mehr Freude bei der Arbeit
• arbeitet effizienter
• ist oft kreativer und bringt eigene Ideen ein
• trägt zu einer positiven Arbeitsatmosphäre und somit zur allgemeinen Arbeitszufriedenheit bei
• ist der Praxis gegenüber loyaler eingestellt. 

Doch wie lässt sich die Motivation von medizinischen Fachangestellten trotz hohem Belastungsniveau hochhalten? In Umfragen findet sich neben einer angemessenen Vergütung ein Faktor wiederholt: die Wertschätzung. Dieses Bedürfnis lässt sich vor allem über das direkte Feedback an die Mitarbeiter:innen decken. 

Das macht wertschätzendes Feedback aus:

• ehrlich: Vermeiden Sie leere Floskeln, loben Sie stattdessen ehrlich und aufrichtig.
• konkret: Beziehen Sie sich auf konkrete Leistungen oder Verhaltensweisen.
• persönlich oder im Team: Loben Sie Ihre Mitarbeiter:innen im Einzelgespräch oder im Team-Meeting.
• regelmäßig: Loben Sie nicht nur bei besonderen Anlässen, sondern auch zwischendurch.

Tipp: Neben Lob können Sie Ihren Mitarbeiter:innen auch ihre Wertschätzung durch andere Formen der Anerkennung zeigen, beispielsweise durch jährliche Teamevents, kleine Geschenke zu Weihnachten und/oder Ostern oder die Einbindung in Entscheidungsprozesse, beispielsweise bei der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen.

2) Mitarbeiterbefragung schafft Klarheit

Die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter:innen zu kennen und sie für die geleistete Arbeit wertzuschätzen, steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und fördert gleichzeitig die Bindung an die Arztpraxis. 

Doch wie lernt man sein Team und dessen individuellen Bedürfnisse kennen? Als hilfreich hat sich die regelmäßige Mitarbeiterbefragung bewährt. In welchen Abständen und ob diese digital oder in Papierform erfolgt, hängt von den individuellen Ressourcen und Gegebenheiten der Praxis ab. 

Neben Zufriedenheit, Motivation und Klima unter den Mitarbeiter:innen lassen sich außerdem auf diese Weise frühzeitig potenzielle Probleme im Arbeitsalltag erkennen und lösen. Ziel sollte es sein, mehr Informationen zur Zusammenarbeit im Team, aber auch eine offene Einschätzung zur Praxisführung und zum Arbeitsumfeld zu erlangen.

Erfahrungsgemäß lässt sich in anonymen Befragungen am besten ein ehrliches Feedback erzielen. Formulieren Sie alle Fragen in direkter Sprache. Nur so erhalten Sie genaue Antworten, die den tatsächlichen Stand der Mitarbeiterzufriedenheit in der Arztpraxis widerspiegeln. 

 Ein Beispiel: 

Statt (indirekt)

 „Können Sie Ihre Meinung zur aktuellen Arbeitsbelastung beschreiben?"

 sollten Sie besser fragen (direkt):

 „Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer derzeitigen Arbeitsbelastung?"

Folgende 3 Kategorien stehen bei der Mitarbeiterbefragung im Vordergrund:

• Praxisorganisation
• Aufgaben und Zuständigkeit
• Arbeitsklima

Die Beantwortung der Fragen mithilfe einer Skala von 0 (=sehr schlecht) bis 10 (=optimal) erleichtert das Antworten und die spätere Auswertung.

Bei der anschließenden Analyse der gesammelten Daten lassen sich nicht nur Trends und mögliche Probleme identifizieren, sondern durch Inbezugnahme der Häufigkeit auch nach Dringlichkeit kategorisieren. Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung sollten transparent im Team geteilt werden, um die Basis für einen gut umsetzbaren Maßnahmenplan zu schaffen. Der Plan sollte spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene Ziele umfassen, mit klaren Verantwortlichkeiten für die Umsetzung. 

3) Gute Praxisorganisation entlastet Mitarbeiter:innen

Das Telefon klingelt in Dauerschleife, Patient:innen stehen Schlange vor dem Empfang und die Abrechnung mit der Krankenkasse steht auch an. Durch die Fragmentierung sowie dem Arbeitsdruck entsteht in solchen Situationen häufig Stress.

Organisierte Arbeitsabläufe helfen dabei, das Stresslevel zu reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit in der Arztpraxis zu steigern. Den größten Einfluss auf die Effizienz und Abläufe haben natürlicherweise alle Aufgaben und Vorgänge, die mit Patient:innen zusammenhängen. Ein großer Faktor ist dabei die Kommunikation:

Zum Artikel “Praxiskommunikation: So gelingt die erfolgreiche Kommunikation zwischen Praxis und Patient:in”

Identifizieren Sie Zeitfresser über die Praxiskommunikation hinaus, welche die Abläufe im Praxisalltag stören und beseitigen sie diese. Dazu gehören beispielsweise unnötige Laufwege, weil die Patientenakten oder die Gerätschaften für die Untersuchung nicht bereitliegen. Das Priorisieren und Bündeln von Aufgaben entzerrt den Tagesablauf und spart zusätzlich Zeit ein.  

Auch das Outsourcen von bestimmten Tätigkeiten, wie eben die Patientenkommunikation, kann den Praxisablauf entspannen. Ein hilfreiches Werkzeug stellt der Telefonservice medisek dar. 

Mit medisek entlasten Sie Ihr Praxisteam nachhaltig und schaffen gleichzeitig die Voraussetzungen für motivierte und zufriedene Mitarbeiter:innen.

• Reduzierter Stressfaktor: Unsere professionell geschulten Mitarbeiter:innen nehmen während Stoßzeiten, wenn es bei Ihnen besetzt ist oder auch permanent eingehende Telefonanrufe entgegen. Kein permanentes Dauerklingeln des Telefons mehr im Alltag.
• Weniger Multitasking: Ihre MFA werden weniger bei ihrer Arbeit unterbrochen, machen weniger Fehler und können sich vollkommen auf die Patient:innen konzentrieren.
• Verbesserte Patientenversorgung: Dank kürzerer Wartezeiten und einer entspannten Atmosphäre im Sprechstundenalltag sind Ihre Patient:innen zufriedener.
• Effizienterer Praxisablauf: medisek kümmert sich nicht nur um die telefonische Terminvereinbarung und integriert diese in Ihrer Terminverwaltung, sondern kann auch Rezepte anfordern und Patientenfragen beantworten Praxissystem integrieren. So sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen.

Nach jedem geführten Telefonat erhalten Sie bequem per SMS, E-Mail oder in der App (Browser, Smartphone) eine detaillierte Gesprächsnotiz. Bei wichtigen Fragen oder Notfällen werden Ihre Patient:innen weiterhin in die Praxis durchgestellt.

Investieren Sie in die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen und Patient:innen! Mit medisek schaffen Sie ein entspanntes Arbeitsumfeld für Ihre Mitarbeiter:innen und sorgen gleichzeitig für zufriedene Patienten:innen. So stärken Sie die langfristige Bindung an Ihre Praxis.

4) Mehr Zufriedenheit in der Arztpraxis durch Wertschätzung und klare Kommunikation

In der Hektik des Praxisalltags kann eine anerkennende Wertschätzung der Mitarbeiter:innen Wunder wirken. Sie stärkt die Motivation, fördert das Engagement und wirkt sich positiv auf die gesamte Arbeitsatmosphäre aus.

Mit wenigen Kniffen den Unterschied machen – Wertschätzung zeigen im Praxisalltag:

• Stärken fördern und Verantwortung übertragen
   Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen, ihre Talente einzubringen. Eine klare Aufgabenverteilung mit Entscheidungsspielraum stärkt das Selbstvertrauen zusätzlich.
• Offene Kommunikation
   Schaffen Sie eine Atmosphäre des respektvollen Austauschs und der gegenseitigen Wertschätzung.
• Gemeinsame Ziele definieren
   Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen, gemeinsam Ziele zu erreichen und die Zukunft der Praxis zu gestalten.

Tipp: Nutzen Sie Teambesprechungen, um gemeinsam Regeln für eine respektvolle Zusammenarbeit und Kommunikation zu erstellen. Fragen Sie Ihr Team: „Wo wollen wir als Team hin? Was sind unsere Werte?" 

5) Weiterbildung als Schlüssel für mehr Personalzufriedenheit

In vielen Umfragen äußern MFA auch den Wunsch nach Weiterbildungsmöglichkeiten. Lässt der Praxisalltag es zu, gibt die finanzielle Unterstützung und Freistellung während der Arbeitszeit den medizinischen Fachangestellten das Gefühl, geschätzt und als wichtiger Teil der Arztpraxis gesehen zu werden. Das wirkt sich positiv auf die Arbeitsmotivation aus. Die Mitarbeiter:innen erkennen, dass ihre Entwicklung und ihr berufliches Wachstum dem Chef am Herzen liegen. 

Gemeinsame Teilnahme an internen und externen Fortbildungen fördert nicht nur fachliches Wissen, sondern auch das Teamgefühl. Der Austausch untereinander und das gemeinsame Erlernen neuer Fähigkeiten stärkt die Zusammengehörigkeit und schafft ein positives Arbeitsklima. 

Neben fachlichen Inhalten sollten auch außerfachliche Weiterbildungen einen Platz haben. Kenntnisse zum Umgang mit schwierigen Patient:innen, Kommunikation, Terminplanung und digitale Fähigkeiten helfen Ihren Mitarbeiter:innen im Praxisalltag, Stress und Multitasking zu reduzieren – zwei der häufigsten Gründe für Unzufriedenheit.

Infobox: Weiterbildungen stärken Motivation und Kompetenz Ihrer Mitarbeiter:innen sowie auch die gesamte Arztpraxis bezüglich der Atmosphäre, die auch Ihre Patient:innen wahrnehmen. 

6) Mitarbeiter:innenzufriedenheit in der Arztpraxis: Nachhalten der Maßnahmen

Das Nachhalten der Befragungsergebnisse nach etwa sechs Monaten stellt sicher, dass angestrebte Verbesserungen auch tatsächlich erreicht wurden. Problematische Entwicklungen können frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden, bevor sie negative Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit oder die Praxisorganisation haben.

Durch das Nachhalten fühlen sich die Mitarbeiter:innen in ihrer Meinung und Rückmeldung ernstgenommen.  Das stärkt nicht nur das Vertrauen in den Prozess, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Angestellten auch in Zukunft ehrliches und konstruktives Feedback geben. Nachhalten fördert zudem die fortlaufende Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeiter:innen und zeigt, dass die Praxisführung bestrebt ist, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.

Regelmäßige Mitarbeitergespräche – je nach Ressourcen auch nur einmal jährlich – in entspannter Atmosphäre wie bei einem Spaziergang in der Natur geben die Möglichkeit, offen und wertschätzend mit den Mitarbeiter:innen zu kommunizieren und ein ehrliches Feedback zu erfragen.

7) Zusammenfassung

Viele medizinische Fachangestellten leiden unter der steigenden Arbeitsbelastung, Zeitdruck und der zunehmenden Bürokratie. Die Folge: Stress und Unzufriedenheit. In hektischen Zeiten gilt es, die Mitarbeiter:innen zu motivieren und so ein positives Arbeitsklima zu fördern. Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen erleichtern es, die individuellen Bedürfnisse des Einzelnen besser kennenzulernen. Neben Zufriedenheit, Motivation und Klima unter den Mitarbeiter:innen lassen sich auf diese Weise auch früh potenzielle Probleme im Arbeitsalltag erkennen und lösen.

Eine gute Praxisorganisation hilft, das Stresslevel zu reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit in der Arztpraxis steigern. Schon mit wenigen gezielten Maßnahmen wie der Identifizierung und Beseitigung von Zeitfressern, der strukturierten Terminplanung sowie der Einführung von externen Dienstleistern wie dem Telefonservice medisek lassen sich Zeit und Stress im Team einsparen. 

Ehrliche Wertschätzung stärkt nicht nur die Motivation der Mitarbeiter:innen, sondern fördert auch fördert das Engagement und wirkt sich positiv auf die gesamte Unternehmenskultur aus. Die finanzielle Unterstützung und Freistellung während der Arbeitszeit für Weiterbildung gibt den medizinischen Fachangestellten das Gefühl, geschätzt und als wichtiger Teil der Arztpraxis gesehen zu werden. 

Die regelmäßige Überprüfung der Maßnahmen zeigt den Mitarbeiter:innen, dass in ihrer Meinung und Rückmeldung ernstgenommen wird, steigert die Zufriedenheit und sorgt für ein positives Arbeitsklima und eine stabile Teamstruktur.