Medizinische Fachangestellte gesucht? 5 bewährte Schritte zur erfolgreichen Personalgewinnung

Sei es durch das freundliche Lächeln beim Empfang, das Angstnehmen bei der Blutabnahme oder die trotz Alltagsstress termingerechte Abrechnung mit den Krankenkassen: Medizinische Fachangestellte (MFA) sorgen als Herzstück jeder Arztpraxis dafür, dass der Praxisalltag reibungslos abläuft. Ihre unverzichtbare Arbeit trägt wesentlich zur Zufriedenheit der Patient:innen bei und ermöglicht den Ärzt:innen, sich auf die medizinische Versorgung zu konzentrieren.

Gutes Praxispersonal zu finden, wird jedoch immer schwieriger. Laut einer Umfrage des Zentralinstituts für die ambulante Versorgung (ZI) erhielten 46 % der befragten Praxen schon einmal keine Bewerbung auf eine Stellenanzeige, 85 % stuften die Verfügbarkeit von MFA auf dem regionalen Arbeitsmarkt als schlecht oder sehr ein. 

Gleichzeitig steigt der Arbeitsdruck. Die alternde Gesellschaft nimmt zunehmend Gesundheitsleistungen in Anspruch, wenig Nachwuchs kommt nach. Und: die wirklich guten medizinischen Fachangestellten haben alle einen Job. Wer diese für sich gewinnen will, muss sich kreativ und attraktiv zeigen. 

Dieser Artikel beleuchtet die 5 wesentlichen Schritte, die bei der Personalfindung in einer Arztpraxis zu beachten sind.

Vorüberlegungen vor der Mitarbeiter:innensuche: Zeit und Ressourcen sparen

Doch wie macht man potenziellen Bewerber:innen die eigene Praxis als Arbeitsplatz schmackhaft? Ganz wichtig ist eine klare Positionierung. Denn: bevor es zur Bewerbung kommt, muss sich der:die potenzielle Kandidat:in zunächst mit der Arztpraxis emotional verbunden fühlen. 

Neben geregelten Arbeitszeiten und einer fairen Vergütung legen medizinische Fachangestellte bei der Wahl ihres Arbeitsgebers Wert auf ein gutes Arbeitsklima und ausreichend Weiterbildungsmöglichkeiten. Moderne medizinische Ausstattung und aktuelle Praxissoftware erleichtern die Arbeit und steigern die Effizienz. Ebenso ist eine Praxis mit Fokus auf die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Patient:innen für MFA oft attraktiver.

Wichtig ist, sich in Ihrer Positionierung von der Masse abzuheben. Nehmen Sie sich vorab die Zeit, und überlegen Sie sich 10 gute Gründe, warum ein:e Bewerber:in mit Ihnen zusammenarbeiten sollte.

Hilfreiche Fragen sind:       

• Was unterscheidet Sie von all den anderen Arztpraxen?
• Wieso sollte ein:e potenzielle:r Bewerber:in ausgerechnet bei Ihnen starten? 
• Was macht die Arztpraxis als Arbeitgeber attraktiv? 
• Für welche Werte steht das Team? 
• Inwiefern trägt die Praxis als Arbeitsumfeld zur Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter:innen bei?

Tipp: Wenn es Ihnen schwerfällt, ausreichend Gründe zu finden, fragen Sie bestehende Mitarbeiter:innen. Die wissen am besten, warum sie gerne bei Ihnen arbeiten und was sie als Praxis besonders macht. 

Machen Sie sich außerdem Gedanken darüber, welche Anforderungen Sie an die fachliche Qualifikation, die Berufserfahrung sowie die Persönlichkeit der Bewerber:innen haben. Bedenken Sie: Fachwissen ist erlernbar, ein guter Charakter jedoch nicht! 

Der:die beste Expert:in im Team bringt Unruhe, wenn er:sie sich häufig im Ton vergreift, ungeduldig ist und sich nicht ins Team eingliedert. Softskills wie soziale Intelligenz, Kreativität, Problemlösungsfähigkeiten und Lernbereitschaft hingegen tragen zu einem positiven Arbeitsklima bei, das auch bei Patient:innen spürbar ist.

Tipp: Nicht selten kommt es bei großen Altersunterschieden im Team vor, dass die eine Generation die Wünsche, Vorstellungen und die Arbeitsweise der jeweils anderen nicht versteht. Wägen Sie an dieser Stelle daher ab, welche Altersklasse der potenzielle Kandidat haben sollte.

Personal gesucht in der Arztpraxis: wo inseriere ich?

Sind die Anforderungen an den:die Kandidat:in und das Aushängeschild der Praxis klar abgesteckt, geht es ans Eingemachte. Die erste Frage, die sich stellt: wo inseriere ich? Grundsätzlich gilt: je mehr Kanäle Sie wählen, umso mehr Interessenten erreichen Sie. Während ältere Generationen eher lokale Medien wie Zeitungen zur Jobsuche bevorzugen, sind jüngere Menschen vor allem online anzutreffen.

Hier eine Auswahl an geeigneten Online-Jobportalen:

• Indeed 
• StepStone
• Jobware 
• Medi-karriere (spezialisierte Jobbörse für medizinisches Personal)
• Medi-Jobs (spezialisierte Jobbörse für medizinisches Personal)
• Lokale Anzeigenblätter (Google-Suche nach “MFA in Stadt/Gemeinde)

Ein großer Vorteil von Karriereportalen ist die Vorselektion von potenziellen Mitarbeiter:innen. Das spart nicht nur Zeit in der Personalsuche, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass Sie eine:n wirklich zu Ihnen und Ihrem Team passende:n Kandidat:in finden. Ohne viel Aufwand legen Sie vor dem Einstellen der Annonce enge Auswahlkriterien entsprechend Ihrer Vorüberlegungen fest. Entsprechend Ihrer Angaben filtert das Jobportal dann geeignete Bewerber:innen heraus. 

Nutzen Sie, falls möglich, automatisierbare Formulare. Diese führen den:die Bewerber:in durch ein sauberes Layout und mit wenigen Seiten durch den Bewerbungsprozess. Das spart wertvolle Zeit und steigert durch die feste Struktur die Auswertbarkeit der eingegangen Bewerbungen. 

 Geeignete Formulare sind: 

• Typeform
• Google Forms
• SurveyMonkey

Tipp: Nutzen Sie die Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit für zusätzliche Reichweite. Dort können Sie nämlich beim Inserieren einstellen, dass Ihre Stellenzeige kostenlos und ohne zusätzlichen Aufwand gleichzeitig auf einigen der oben genannten Karriereportalen ausgespielt wird. 

Die eigene Praxis-Website nutzen

Oft unterschätzt und wenig genutzt bei Stellenausschreibungen ist die praxiseigene Website. Lassen Sie visuelle Medien wie Fotos oder Videos für sich sprechen und gewähren Sie Einblick in Ihren Praxisalltag. Potenzielle Bewerber:innen fühlen sich im besten Fall sofort mit Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen emotional verbunden.

Social Media: Jüngere Zielgruppen erreichen

Jüngere Zielgruppen erreichen Sie, indem Sie offene Stellen auf Social Media bewerben. Am besten geeignet sind spezifische Gruppen und Kanäle von medizinischen Fachangestellten und regionale Jobbörsen auf den entsprechenden sozialen Medien. Diese finden Sie beispielsweise durch die einfache Suche von „MFA“ oder „Jobbörse [STADTNAME]“.

Netzwerk informieren: Mundpropaganda wirkt

Und zu guter Letzt: Nutzen Sie Ihr Netzwerk. Streuen Sie die Information, dass Sie auf Mitarbeitersuche sind, an jeder Ecke. Fragen Sie Ihre Angestellten, ob Sie jemanden geeigneten kennen. Ein Plakat oder ein kurzes Video im auf dem Fernseher in ihrem Wartezimmer (falls Sie Wartezimmer-TV nutzen) erregt Aufmerksamkeit. Und wer weiß: vielleicht vermittelt Ihnen ja ein:e Patient:in die nächsten besten MFA? 

Attraktive Stellenanzeigen erstellen: so geht’s

Gleich vorab: Nehmen Sie sich genug Zeit die Formulierung der Stellenanzeige. Sie ist der erste Kontakt zu den potenziellen Bewerber:innen und dient als Aushängeschild für Ihre Praxis. 

 Wichtig ist, die Aufmerksamkeit der Leser:innen auf sich zu ziehen, sich von anderen potenziellen Arbeitgebern abzuheben und aufzufallen. Eine gut geschriebene Stellenanzeige wird nicht nur von den Suchmaschinen leichter gefunden, sondern macht auch Lust, direkt bei Ihnen anzufangen. 

Ein überzeugendes Jobinserat ist klar strukturiert, informativ und ansprechend. Es erregt die Aufmerksamkeit des:der Leser:in und beschreibt gleichzeitig die Anforderungen der Stelle im Detail.

Schlüsselelemente einer guten Stellenausschreibung:

1. Auf den Anfang kommt es an: Aufmerksamkeit ist das A&O

• Eine klare und prägnante Überschrift zieht die Aufmerksamkeit potenzieller Kandidat:innen auf sich und motiviert, die Anzeige weiterzulesen.
   

Tipp: Veröffentlichen Sie Ihre Stellenanzeige auf einer Jobbörse mit einem kreativen Titel, der die Aufmerksamkeit potenzieller Kandidat:innen auf sich zieht. Vermeiden Sie dabei jedoch irreführende Angaben.

2. Vorstellung der Praxis

• Nun zahlt es sich aus, wenn Sie sich vorab ausreichend Gedanken gemacht haben. Nennen Sie 5 Gründe, warum der:die potenzielle Kandidat:in bei Ihnen arbeiten soll. Geben Sie einen Überblick über Ihre Praxis, Ihre Werte und Ihre Mission. Seien Sie so authentisch wie möglich! 
• Lassen Sie Ihre Mitarbeiter:innen erläutern, was Sie von anderen Praxen unterscheidet und warum Sie ein:e gute:r Arbeitgeber:in sind. Formulieren Sie so detailliert wie möglich und in den Worten Ihrer Angestellten. 
• Vermeiden Sie generische Phrasen wie „familiäres Praxisteam“, „übertarifliche Bezahlung“ „weitere Zusatzleitungen“ etc. Beschreiben Sie stattdessen so präzise und exakt wie möglich, was für Sie ein gutes Arbeitsklima ausmacht, welche konkreten Benefits und Vergütung den Bewerber erwarten und welchen Weiterbildungsweg er bei Ihnen in der Praxis einschlagen kann. 

3. Die Stellenbeschreibung

• Beschreiben Sie kurz, klar und prägnant die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des:der Bewerber:in im Detail. Vermeiden Sie Fachjargon.
• Listen Sie die Anforderungen an die Kandidat:innen auf, z. B. Ausbildung, Berufserfahrung, Fähigkeiten und persönliche Eigenschaften. Seien Sie dabei so genau wie möglich, aber vermeiden Sie es, unrealistische Anforderungen zu stellen.

4. Bewerbungshinweise

• Bewerbungsfrist: Bis wann muss die Bewerbung eingehen?

Empfehlenswert ist eine Frist von etwa 3 bis 4 Wochen.

Das gibt den Bewerber:innen ausreichend Zeit, die Annonce zu finden, sich über die Praxis zu informieren und die Bewerbungsunterlagen zu erstellen und erhöht zugleich die Wahrscheinlichkeit, dass mehr qualifizierte Bewerbungen eingehen.

• Bewerbungsunterlagen: Welche Unterlagen muss der:die Bewerber:in beifügen (z. B. Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben)?
• Bewerbungsart: Wie kann sich der:die Bewerber:in bewerben?

Vorteile von verschiedenen Bewerbungsarten sind:

E-Mail: schnelle Kommunikation und einfache Handhabung

Praxis-Website: direkte Verbindung zur Praxis und Weiterleitung an die zuständigen Personen

Postalisch: Möglichkeit, die Sorgfalt und Präsentation der Bewerbungsunterlagen zu bewerten

• Ansprechpartner: An wen kann sich der:die Bewerber:in bei Fragen wenden? Die Angabe eines Namens verleiht dem Inserat eine persönliche Note.
• Weitere Informationen: Wo findet der:die Bewerber:in weitere Informationen über die Stelle und das Unternehmen?

5. Handlungsaufruf

• Fordern Sie potenzielle Kandidat:innen auf, in Aktion zu gehen. Verwenden Sie dazu einen starken Handlungsaufruf, z. B. 

„Starte jetzt deine Karriere als MFA!“

„Bewirb dich jetzt und werde Teil unseres Teams!“

„Gestalte deine Zukunft mit uns!“

Wichtig:

• Zielgruppe ansprechen: Bei der Auswahl des richtigen Formats und Inhalts für Ihre Stellenanzeige ist es wichtig, Ihre Zielgruppe zu berücksichtigen. 

Überlegen Sie sich: Was spricht Ihre potenziellen Kandidat:innen an? Welche Worte benutzt Ihre Zielgruppe?

• Gestaltung und Länge: Verwenden Sie eine gut lesbare Schriftart, ausreichend Weißraum und hochwertige Bilder, um ein professionelles Bild zu vermitteln. 

Anbieter wie Canva, Microsoft oder visme bieten kostenlose Vorlagen. Orientieren Sie sich bei der Erstellung an den Stellenanzeigen anderer Arztpraxen (ohne sie natürlich 1:1 zu kopieren). 

Fassen Sie sich insgesamt kurz und prägnant und konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Informationen.

• Fehlerfreiheit: Rechtschreib- und Grammatikfehlern schrecken ab und zeigen kein gutes Bild von Ihrer Praxis. Lassen Sie die Anzeige vor der Veröffentlichung von einem Korrektor durchlesen.

Fragen, die zählen: das Bewerbungsgespräch im Fokus

Es ist so weit, Sie haben über Ihre Annonce einige spannende Bewerberkandidat:innen gefunden. Nun stehen die Bewerbungsgespräche an, um ein persönliches Bild vom Gegenüber zu bekommen.

Strukturierte Bewerbungsgespräche, in denen allen Kandidat:innen dieselben Fragen gestellt werden, erhöhen die Vergleichbarkeit der Antworten. Überlegen Sie sich daher vorab, was Sie wissen wollen. Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre im Gesprächsraum und legen alle benötigten Unterlagen griffbereit.

Lassen Sie ein oder zwei Ihrer bestehenden Mitarbeiter:innen an dem Bewerbungsgespräch teilnehmen. Sie können nicht nur am besten nur aus ihrem Alltag in der Praxis berichten, sondern können zusammen mit Ihnen auch einschätzen, ob der Kandidat potenziell geeignet erscheint oder nicht. Durch die Einbeziehung bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter stärken Sie gleichzeitig die Zufriedenheit Ihres bestehenden Personals und binden Sie langfristig an Ihre Praxis.

Tipp: Dem:der Kandidat:in sollten während des Gesprächs 80 % des Redeanteils gehören, nur so lernen Sie ihn wirklich kennen. Vermeiden Sie Ja-Nein-Fragen. Stellen Sie stattdessen offene Fragen, die dem:der Kandidat:in die Möglichkeit geben, seine:ihre Fähigkeiten und Erfahrungen ausführlich zu beschreiben.

Fassen Sie all Ihre Eindrücke des Gesprächs in einem Protokoll zusammen. Anschließend bewerten Sie die Kandidaten nach festgelegten Kriterien. Dies kann durch ein Punktesystem geschehen, das verschiedene Aspekte wie fachliche Kompetenz, Erfahrung und persönliche Eignung berücksichtigt. Treffen Sie eine Entscheidung und informieren Sie die Kandidat:innen zeitnah (innerhalb einer Woche).

Strukturiertes Onboarding für langfristige Mitarbeiter

Es ist geschafft: Sie haben die passende Verstärkung für Ihr Praxisteam gefunden. Jetzt beginnt die wichtige Phase der Einarbeitung, in der Sie Ihren neuen Mitarbeiter:innen mit den Abläufen, Aufgaben und dem Team vertraut machen. 

Mit einem strukturierten Onboarding-Prozess in Modulen erleichtern Sie Ihren neuen Kolleg:innen den Einstieg und senken gleichzeitig die Anfangsfluktuation. Ein gut durchdachter Einarbeitungsplan umfasst dabei verschiedene Bausteine:

• Einführung in die Praxisabläufe: Von der Terminvergabe bis zur Abrechnung - vermitteln Sie Ihrem:Ihrer neuen Mitarbeiter:in umfassendes Wissen über die Arbeitsabläufe in Ihrer Praxis.
   
• Schulungen zu spezifischen Aufgaben: Stellen Sie sicher, dass Ihr:e neue:r Kolleg:in alle relevanten Aufgaben und Tätigkeiten sicher und kompetent ausführen kann.
   
• Vorstellung des Teams: Nehmen Sie sich Zeit, Ihrem:Ihrer neuen Mitarbeiter:in alle Teammitglieder vorzustellen und die verschiedenen Rollen und Verantwortungsbereiche zu erläutern.

 Zufriedene MFA sind loyale MFA. Investieren Sie daher in die langfristige Bindung Ihrer Mitarbeiter:innen. Entwicklungsmöglichkeiten, regelmäßige Anerkennung und ein positives Arbeitsklima motivieren und binden Angestellte langfristig an Ihre Praxis. 

Die Einführung von Dienstleistern wie medisek entlastet das Team. medisek unterstützt Ihre Praxis gezielt mit der Entlastung Ihres Praxistelefons. Das führt zu weniger Stress und mehr Effizienz im Praxisalltag und erhöht die Motivation Ihrer medizinischen Fachangestellten. Das wirkt sich auch positiv bei den Patient:innen auf die Wahrnehmung der Praxis aus.

Zum Artikel Personalzufriedenheit steigern

Zusammenfassung

Der Fachkräftemangel im Gesundheitswesen stellt Arztpraxen vor große Herausforderungen. Es wird immer schwieriger, qualifizierte und motivierte Mitarbeiter:innen zu finden. Wer auf der Suche nach neuen Kolleg:innen ist, sollte sich zunächst fragen: was kann ich bieten, was andere nicht können? 

Eine klare Positionierung macht Ihre Praxis auf dem hart umkämpften Markt für passende Bewerber:innen attraktiv. Überlegen Sie, was Ihre Praxis einzigartig macht und welche Werte und Vorteile Sie bieten können. Das schafft eine emotionale Verbindung zu potenziellen Kandidat:innen. Machen Sie sich vor dem Inserieren außerdem Gedanken, welche Anforderungen Sie an die fachliche Qualifikation, die Berufserfahrung sowie die Persönlichkeit des:der Bewerbers:in haben. 

Wählen Sie den Kanal für die Stellenanzeige entsprechend Ihrer Zielgruppe aus. Ältere Bewerber:innen nutzen eher lokale Medien wie Zeitungen zur Jobsuche, jüngere Menschen vor allem Online-Jobbörsen und Social Media. Unterschätzen Sie nicht Ihr eigenes Netzwerk und streuen Sie auch dort die Information, dass Sie auf der Suche nach neuen Mitarbeitern sind.

Eine überzeugende Stellenanzeige zieht die Aufmerksamkeit des Lesers auf sich, hebt sich von anderen potenziellen Arbeitgebern ab und fällt auf. Sie ist der erste Kontaktpunkt des potenziellen Bewerbers mit Ihnen. Ihr sollte daher die gebührende Zeit bei der Erstellung geschenkt werden. 

Nach Ablauf der Bewerbungsfrist (empfohlen 3 – 4 Wochen) sichten Sie die Bewerbungen und wählen geeignete Kandidaten aus. Um die Vergleichbarkeit der Antworten zu erhöhen, überlegen Sie sich vorab, welche Fragen Sie den Bewerber:innen stellen wollen.

Offene Fragen im Bewerbungsgespräch geben den Kandidat:innen die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten und Erfahrungen ausführlich zu beschreiben und erleichtern es Ihnen, sich ein umfassendes Bild zu machen. 

Ist die passende Verstärkung für Ihr Praxisteam gefunden, erleichtert ein strukturierter Onboarding-Prozess in Modulen den neuen Kolleg:innen den Einstieg und senkt die Anfangsfluktuation. Weiterbildungsmöglichkeiten, regelmäßige Anerkennung und ein positives Arbeitsklima motivieren und binden die neuen und bestehenden Mitarbeiter:innen langfristig an Ihre Praxis.