Mehr Effizienz, weniger Papierstapel: Tipps für die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Arztpraxis

Die Digitalisierung bietet für die Praxis und Patient:innen Vor- sowie Nachteile. Welche Möglichkeiten es für die Digitalisierung Ihrer Arztpraxis gibt, was gesetzlich vorgeschrieben ist und wie Sie bei der Implementierung neuer digitaler Anwendungen am besten vorgehen, haben wir für Sie zusammengefasst.

Unter Digitalisierung versteht man den Transformationsprozess, bei dem analoge Werte und Arbeitsprozesse in digitale Formate umgewandelt werden ­­– mit dem Ziel, effizienter und mobiler zu arbeiten. 

Die Digitalisierung der eigenen Arztpraxis eröffnet neue Optionen für Behandlungen, optimiert Prozesse und schafft mehr Zeit für das Wesentliche: die Patient:innen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kann die Digitalisierung eine Chance sein, das eigene Team zu entlasten und so die Zufriedenheit von Mitarbeiter:innen und (Privat-)Patient:innen zu erhöhen.

Neben der durch das digitale Versorgungsgesetz (DVG) gesetzlich vorgeschriebenen Telematik können Arztpraxen noch an anderen Stellen ihr digitales Angebot erweitern. Das sorgt nach erfolgreicher Implementierung für zufriedenere Patient:innen und beeinflusst die Außenwahrnehmung der Praxis positiv.

Das Wichtigste auf einen Blick:

• Chancen und (weniger) Herausforderungen: Auch, wenn der Digitalisierung auf den ersten Blick einige Hürden im Wege stehen, bietet sie insgesamt mehr Vorteile und Chancen: Sie spart Zeit, steigert die Effizienz und erhöht die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen und Patient:innen. 
• Großer Wunsch nach Digitalisierung: Knapp jede:r dritte Patient:in wünscht sich laut einer Umfrage eine Online-Sprechstunde oder E-Mail-Verkehr mit der Praxis, mehr als die Hälfte einen Online-Terminbuchungsservice.
• Schrittweise Digitalisierung aufbauen: Planen Sie genug Zeit für die Implementierung neuer digitaler Angebote ein und vernachlässigen Sie nicht den Faktor Mensch. Schulungen stellen sicher, dass alle Mitarbeiter:innen die neuen Systeme effizient nutzen können.

Wir haben Ihnen im Folgenden zusammengefasst, an welchen Stellen im Praxisalltag eine Digitalisierung möglich ist und wie Sie Schritt für Schritt vorgehen, wenn Sie Ihr digitales Angebot in der Praxis erweitern wollen. 

Wie ist der aktuelle Stand der Digitalisierung von Arztpraxen?

Klar – „sich gelegentlich im Netz aufhalten“ heißt nicht gleich „völlig digital zu sein“, nichtsdestotrotz zeigen Umfragen einen klaren Trend: Ärzt:innen halten sich zunehmend im Netz auf. So gaben in einer Umfrage 49 % der befragten Mediziner:innen an, Informationen online zu recherchieren. 72 % der Ärzt:innen nutzen ihr Smartphone oder Tablet im Berufsalltag.

Bei den Psychotherapeut:innen sind noch etwas klarere Zahlen vorhanden: Laut einer Online-Befragung von 3.165 Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen durch das IGES Institut im Auftrag der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) waren im vergangenen Jahr 97 % der Arztpraxen an die gesetzlich vorgeschriebene Telematikinfrastruktur (TI) angeschlossen, in den psychotherapeutischen Praxen waren es 80 % (Vorjahr: 75 %).

Und auch die Patient:innen wünschen sich zunehmend mehr Digitalisierung in der Arztpraxis, wie die Ergebnisse einer Umfrage der Deutschen Apotheker- und Ärztebank mit 1000 Teilnehmer:innen zeigen. Besonders beliebt bei den Befragten waren:

• Online-Terminvereinbarung (59 %)
• E-Mail-Verkehr mit der Arztpraxis (32 %)
• Online-Sprechstunde (26 %)

Pros und Contras der Digitalisierung von Arztpraxen

Bei der Implementierung von digitalen Angeboten gilt es, die zahlreichen Vorteile aber auch die Herausforderungen im Detail zu betrachten, um langfristig die Effizienz und Qualität der Patient:innenversorgung zu optimieren.

Tipp: Um den Kostenfaktor niedrig zu halten, informieren Sie sich vorab über die zahlreichen Förderprogramme zur Digitalisierung. Es lohnt sich, die verschiedenen Angebote zu prüfen und eine passende Förderung für die individuellen Bedürfnisse auszuwählen. Mehr Informationen finden Sie auf der Website der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW), sowie der Bundesländer und der Europäischen Union. 

Insgesamt bietet die Digitalisierung der eigenen Praxis sichtlich mehr Vorteile und Chancen als Herausforderungen. Die Integration digitaler Strategien spart langfristig Zeit, steigert die Effizienz, verbessert die Patient:innenkommunikation und erhöht die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen.

Aber auch die Patient:innen sind zufriedener, wenn Sie ihrem Wunsch nach webbasierten Angeboten wie Online-Terminbuchung oder Videosprechstunde nachkommen. Das erhöht die Attraktivität der Praxis und führt gleichzeitig zu mehr positiven Bewertungen auf Arztbewertungsportalen. 

Bereiche, in denen Arztpraxen digitalisieren können

Digitale Angebote wirken dem aktuell vorherrschenden Mangel an medizinischen Fachangestellten entgegen und modernisieren und verbessern die medizinische Versorgung.

Mittelpunkt für alle Digitalanwendungen stellt in der Regel die Praxisverwaltungssoftware dar. Hier laufen sämtliche Informationen wie Patient:innenakten, Zahlungsinformationen, Stammdaten und Einverständniserklärungen digital zusammen. 

Beispiele für digitale Anwendungen und ihre Vorteile finden Sie in der Tabelle:

Mit der Nutzung des medizinischen Fachsekretariats medisek schlagen Sie gleich mehrere „digitale Fliegen mit einer Klappe“.

Während ein Online-Terminbuchungsportal in der Regel nur die Terminvereinbarung abdeckt, bietet medisek eine individuell zuschneidbare Rundum-Sorglos-Lösung für Ihren digitalen Patient:innenservice:

• Umfassender Service: 

Geschulte Mitarbeiter:innen übernehmen nicht nur die telefonische Terminvergabe, sondern auch Rezeptbestellungen und allgemeine Gesundheitsfragen. Dadurch erhalten Ihre Patient:innen eine persönliche und kompetente Betreuung. Vereinbarte Termine werden direkt in Ihrem Praxiskalender vermerkt.

• Automatisierung und Entlastung: 

Ein digitaler Telefonassistent mit KI-basierter Anrufannahme, automatisierte Arbeitsabläufe (z.B. Dokumente mit einem Klick bereitstellen) und eine automatisierte Vorab-Selektierung von Patient:innenanfragen entlasten Ihr Team und sorgen für eine schnelle und effizientere Bearbeitung der Patient:innenwünsche.

• Multichannel-Kommunikation: 

Ein Messenger mit Chatbotfunktion auf der Praxis-Website oder in der App beantwortet automatisiert häufig gestellte Fragen oder leitet die Nachrichten direkt in Ihre Praxis zur Beantwortung weiter.

Anders als bei einem reinen Online-Terminbuchungsportal müssen keine Rückfragen der Patient:innen über das Telefon geklärt werden. Das entlastet Ihr Team und sorgt gleichzeitig für eine bessere Planbarkeit.

Optimieren auch Sie Ihren Praxisalltag und bieten Sie Ihren Patient:innen

einen erstklassigen Service – vereinbaren Sie hier ein unverbindliches Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie medisek Ihre Praxis entlasten und effizienter gestalten kann.

Gesetzlich vorgeschriebene Digitalisierung von Arztpraxen

Die Digitalisierung des deutschen Gesundheitswesens ist politisch gewollt und per Gesetz für Vertragsärzt:innen verpflichtend vorgeschrieben. 

Der Aufbau der Telematikinfrastruktur (TI) betrifft dabei nicht nur Arztpraxen, sondern das gesamte Gesundheitssystem inklusive Krankenhäuser, Krankenkassen, Gesundheitsämter, Apotheken usw. 

Ziel ist es, den schnellen, unkomplizierten Austausch von Patient:innendaten unter höchsten Sicherheitsstandards zu fördern, Mehrfachuntersuchungen zu vermeiden und das Gesundheitssystem zukünftig effizienter gestalten.

Um Zugriff auf die TI zu erhalten, ist neben einem Internetanschluss, einem Kartenterminal, einem Praxisausweis und einem elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) auch ein Konnektor Voraussetzung. Dieser baut die Verbindung zum VPN-Netzwerk auf, um auf sicherem Weg Dokumente empfangen und versenden zu können.

Aktuell umfasst die TI folgende Anwendungen:

• elektronischer Arztbrief (eArztbrief)
• elektronischer Arztbrief (eArztbrief)
• elektronischer Medikationsplan (eMP)
• elektronisches Rezept (eRezept)
• elektronische Patientenakte (ePA)
• Notfalldatenmanagement (NFDM)
• Versichertenstammdatenmanagemnet (VSDM)
• Kommunikation im Medizinwesen (KIM)
• eImpfass
• eMutterpass
• eU-Heft

In 5 Schritten zur digitalen Arztpraxis

Die Digitalisierung der eigenen Arztpraxis ist natürlich kein Prozess, der von heute auf morgen erfolgt. Mit den folgenden fünf Schritten führen Sie Ihre Praxis effizient und erfolgreich in die digitale Zukunft.

1. Verantwortlichkeiten festlegen

Ihr Team spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg der Digitalisierung Ihrer Praxis. Gibt es Mitarbeiter:innen, die besonders technikaffin sind oder Spaß daran haben, Prozesse zu optimieren? Dann übertragen Sie diesen die Verantwortung für bestimmte digitale Bereiche. 

Überlegen Sie im Team, wer als Projektleiter:in den Digitalisierungsprozess koordiniert, und definieren Sie klare Verantwortlichkeiten für die anderen Teammitglieder. 

Tipp: Versuchen Sie, die Stärken jeder:s Einzelnen gezielt einzusetzen. Das steigert die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen und reduziert gleichzeitig Ihre eigene Arbeitslast. 

Ziel ist es, das volle Potenzial Ihres Teams auszuschöpfen und den Übergang zur digitalen Praxis reibungslos zu gestalten. 

2. Vorüberlegungen

Jede Praxis ist anders. Überlegen Sie daher sorgfältig, bei welchen Prozessen es wirklich Sinn macht, dass Leistungsspektrum um digitale Angebote zu erweitern und bei welchen nicht. 

Analysieren Sie bei Ihren Vorüberlegungen auch Ihre Patient:innenstruktur. Überlegen Sie sich, welche Erwartungen und Wünsche Ihre Patient:innen an die Digitalisierung Ihrer Praxis haben. Durchlaufen Sie im Kopf die verschiedenen Stationen Ihrer Patient:innen und analysieren Sie, wo die Einführung von digitalen Anwendungen Unterstützung bietet.

Besprechen Sie mit Ihrem Digitalisierungsteam, wann es im Praxisalltag hakt, was sich Ihre Mitarbeiter:innen von der Digitalisierung erhoffen und was Sie erreichen möchten. Analysieren Sie zudem, welche digitalen Anwendungen bereits in der Praxis genutzt werden und in welchen Bereichen Sie zukünftig erweitern möchten. 

Prüfen Sie, ob diese Funktionen möglicherweise bereits in Ihrem Praxisverwaltungssystem integriert sind oder ob Sie sie modular hinzubuchen können.

Tipp: Hospitieren Sie einmal in einer anderen Praxis, die schon weiter in der Digitalisierung fortgeschritten ist. Häufig wird man mit der Zeit betriebsblind und sieht die eigenen Schwachstellen nicht mehr. Da hilft es den Blick zu schärfen und aus den Erfahrungen anderer zu lernen.

Sinnvolle Fragen an die Kolleg:innen der anderen Praxis sind

• Welche Anwendungen haben sie bereits digitalisiert?
• Was waren Stolpersteine?
• Was würde sie im Nachhinein anders machen?

3. Budgetplanung

Um später keine böse Überraschung zu erleben, ist es sinnvoll, sich vorab Gedanken über das Budget zu machen. Dabei sollten Sie insbesondere folgende Kostenpunkte evaluieren:

• Anschaffung und Implementierung neuer Software- und Hardware
• Ausgaben für Schulungen des Personals
• Laufende Kosten wie Wartung, Software-Updates und technischer Support

Auch wenn die Kosten zunächst hoch erscheinen: Rechnen Sie immer gegen, was Sie durch die Implementierung neuer digitaler Angebote einsparen, zum Beispiel durch effizienteres Arbeiten, weniger Papierkosten und schnellere Kommunikationswege.

4. Auswahl der Software

Die Software stellt das Herzstück der Digitalisierung dar. Lassen Sie sich daher Zeit bei der Wahl eines geeigneten Anbieters. 

Bei der Entscheidungsfindung helfen Fragen wie

• Entspricht die Software den spezifischen Anforderungen meiner Praxis?
• Ist die Software benutzerfreundlich?
• Hat die Software Datenschutz-Zertifizierungen und nutzt sie Verschlüsselungstechnologien?
• Gibt es einen Kundensupport?
• Welche Erfahrungen haben andere Nutzer mit der dem Anbieter gemacht?

5. Schrittweise implementieren und überwachen

Das Wichtigste vorab: 

Planen Sie genug Zeit für die Implementierung des neuen digitalen Angebots ein und vernachlässigen Sie nicht den Faktor Mensch.

Beginnen Sie mit einzelnen Bereichen und erweitern Sie schrittweise. Für weniger technikaffine Mitarbeiter kann es hilfreich sein, zunächst zu zweit die neuen Anwendungen zu bedienen. Schulungen machen das gesamte Team mit den digitalen Tools vertraut stellen sicher, dass alle Mitarbeiter:innen die neuen Systeme effizient und selbstbewusst nutzen können.

Machen Sie Ihre Patient:innen über mehrere Wochen und Monate auf das neue Angebot Ihrer Praxis aufmerksam. Nutzen Sie Poster, Aufsteller und Hinweise auf Ihrer Website, um die Neuerungen sichtbar zu machen. Heben Sie in einer Rundmail an Partner wie Labore und Pflegeheime die Vorteile des neuen Service hervor, z.B. bessere Erreichbarkeit sowie Zeit- und Wegeinsparungen.

Betonen Sie stets den datenschutzkonformen Umgang mit den neuen digitalen Lösungen, um Vertrauen aufzubauen und die Akzeptanz zu fördern.

Planen Sie regelmäßige Teambesprechungen, in denen Sie die Nutzung der neuen Systeme analysieren und den Erfolg der Digitalisierung Ihrer Praxis überwachen. Klare vorab festgelegte Meilensteine machen den Erfolg der Implementierung messbar und ermöglichen es, bei Bedarf rechtzeitig Anpassungen vorzunehmen.

Fazit

Nutzen Sie die vielfältigen Chancen, die die Digitalisierung Ihrer Arztpraxis bietet: Sie wirkt nicht nur den aktuell vorherrschenden Mangel an medizinischen Fachangestellten entgegen, sondern führt auch zu einer spürbaren Zeitersparnis und Effizienzsteigerung, fördert das nachhaltige Arbeiten durch reduzierten Papierverbrauch und minimiert Übertragungsfehler. 

Ganz gleich, wie Sie die Integration digitaler Lösungen in Ihrer Praxis angehen. Generell gilt: Gehen Sie schrittweise vor und nehmen Sie alle Mitarbeiter auf dem Weg mit. Schulungen sorgen für Akzeptanz und eine effiziente Nutzung der neuen Systeme.

Ein Komplettpaket für Ihren digitalen Patient:innenservice inklusive Annahme telefonischer Patient:innenanfragen stellt das medizinische Fachsekretariat medisek dar. Es geht dabei weit über die Funktionen eines herkömmlichen Online-Terminbuchungsportals hinaus. 

Neben der Terminverbeinbarung kümmern sich geschulte Mitarbeiter:innen auch um Rezeptbestellungen und allgemeine Gesundheitsfragen. Zusätzlich entlastet medisek das Praxisteam durch automatisierte Vorab-Selektierung von Patient:innenanfragen und Arbeitsabläufe (z.B. Dokumente mit einem Klick bereitstellen) sowie einen digitalen Telefonassistenten, der KI-basiert Anrufe entgegennimmt. 

Die integrierte Multichannel-Kommunikation ermöglicht es, häufig gestellte Fragen automatisiert zu beantworten, was die Planbarkeit verbessert und Rückfragen über das Telefon minimiert.

Optimieren auch Sie Ihren Praxisalltag und bieten Sie Ihren Patient:innen einen erstklassigen Service – vereinbaren Sie hier ein unverbindliches Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie medisek Ihre Praxis entlasten und effizienter gestalten kann.